Pembuatan Surat Lamaran Pekerjaan



1.Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan
Melamar pekerjaan bukan pekerjaan yang mudah, terutama bagi pelamar pemula. Permasalahan utama dalam proses melamar pekerjaan adalah tidak dipunyainya rasa percaya diri dari pelamar. Ketidakpercayaan tersebut dapat berasal dari berbagai sumber seperti kepandaian, penampilan, umur, persaingan, pengalaman dan sebagainya. Hal tersebut harus dapat dihilangkan. Tanamkan dalam pikiran Anda bahwa Anda mempunyai kesempatan yang sama dengan pelamar lain.


Permasalahan kedua yang dihadapi pelamar adalah kekurangpahaman proses recruitment ( penerimaan pegawai ) pada suatu perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai kebijaksanaan yang berbeda. Ada yang mengutamakan dari dalam organisasi, ada yang menjaring lewat iklan, dan ada pula yang melalui lembaga-lembaga pendidikan. Tetapi walaupun kebijaksanaan berbeda proses yang dijalankan relatif sama.



Proses dalam recruitment bisa dimulai dari analisis kebutuhan tenaga kerja, pencarian sumber tenaga kerja, seleksi administratif, seleksi kemampuan , psikotes, masa percobaan , dan akhirnya calon pekerja diterima. Proses analisis pegawai bukan merupakan permasalahan kita, proses yang harus kita pahami adalah mulai dari sumber mana tenaga kerja dicari sampai pada penerimaan. Dalam makalah ini hanya membahas mengenai sumber tenaga kerja dan seleksi administrasi. Proses selain itu dapat Anda pelajari pada mata kuliah Manajemen Personalia


2.Pemahaman Sumber-sumber Lamaran Pekerjaan
Pemahaman sumber lamaran pekerjaan merupakan hal yang sangat penting dipahami oleh pelamar pekerjaan. Dari sumber lamaran dapat diperhitungkan kemungkinan diterima atau tidaknya lamaran kita. Walau pun sering kali mendapatkan sesuatu tanpa kita duga sebelumnya, tetapi mengharapkan keberuntungan sebagai dasar mencapai sesuatu bukan merupakan tindakan yang bijaksana. Don’t press your ! Jangan berharap dari keberuntungan, karena keberuntungan suatu saat akan habis. Upayakan keberhasilan dari perencanaan, bukan dari keberuntungan, tetapi dari perhitungan.



Kita kembali kepada sumber lamaran, secara garis besar sumber lamaran pekerjaan didapat dari :


a.Sumber lowongan pekerjaan tanpa sumber tertentu
Lowongan tanpa sumber tertentu, mempunyai peluang yang kecil dibandingkan dengan sumber yang lain. Walalupun kecil, tetapi peluang tetap ada, karena itu cara coba–coba layak dijalankan, terutama bila lokasi perusahaan dekat tempat tinggal Anda. Bila Anda melihat ada perusahaan yang baru buka, cobalah untuk membuat lamaran, siapa tahu perusahaan tersebut membutuhkan tenaga dengan spesifikasi yang Anda punyai. Seringkali perusahaan mengambil kebijaksanaan dengan mengambil karyawan di lingkungannya dengan tujuan untuk menjalin hubungan baik dengan lingkungannya dan perhitungan karyawan dekat sehingga kemungkinan terlambat sedikit serta menghemat uang transportasi.

b.Sumber lowongan dari media tertentu
Sumber lowongan dari media tertentu biasanya berasal dari media massa seperti koran, majalah, radio atau bahkan televisi. Pertimbangan yang harus Anda perhitungkan benar apakah spesifikasi yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi yang Anda miliki. Perhitungan tersebut perlu agar jangan sampai waktu, biaya, dan tenaga yang kita keluarkan terbuang percuma. Gunakan media yang pemasang iklan untuk melamar. Kirimkan lamaran Anda berdasarkan media yang diinginkan oleh pemasang iklan apakah alamat lengkap, web site, faksimile, atau telepon. Kecepatan Anda memberikan lamaran akan memberikan kredit poin lebih bagi Anda.



c.Sumber lowongan dari referensi pihak tertentu
Sumber lowongan dari referensi mempunyai peluang lebih besar daripada sumber yang lain karena sedikit banyak pemberi referensi membantu Anda. Peluang yang besar akan terbuang percuma bila Anda tidak memanfaatkannya dengan baik. Referensi dapat berasal dari kampus, famili, atau kenalan. Semakin dekat hubungan Anda dengan pemberi referensi, semakin besar pula peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Merupakan hal yang wajar bila pemberi refensi berfikir tentang kemampuan Anda karena pemberi referensi sedikit banyak punya ikatan moril dengan pihak yang direferensikan.


3.Pembuatan Surat Lamaran Pekerjaan
Sebelum kita membahas mengenai pembuatan surat lamaran pekerjaan, harus dipahami terlebih dahulu ciri–ciri surat lamaran yang baik. Surat lamaran yang baik sekurang–kurangnya mempunyai ciri–ciri :



a.Mempunyai bentuk yang menarik
Pengertian bentuk di sini adalah performance surat lamaran secara keseluruhan, seperti pas foto berwarna, walaupun tidak diminta, tulisan tangan yang rapi, atau hasil ketikan yang bagus. Kekeliruan pembuatan surat lamaran yang sering terjadi adalah pelamar sering beranggapan bahwa surat lamaran harus ditulis tangan dengan tinta hitam dan ditulis di atas kertas folio bergaris. Surat lamaran tidak boleh ditik dengan kompuetr atau mesin tik. Itu adalah anggapan yang sangat keliru. Tulislah surat lamaran dengan komputer, cetaklah dengan printer yang terbaik yang dapat Anda lakukan. Dengan cara itu akan membuat lamaran Anda lebih menarik daripada lainnya.


b.Mempunyai bahasa yang baik
Bahasa yang baik di sini adalah bahasa formal karena lamaran merupakan salah satu surat dinas pribadi. Bila surat lamaran mencantumkan syarat dapat berkomunikasi dengan bahasa asing, Inggris, Mandarin, Jepang, atau lainnya, jika Anda mampu pergunakan lamaran dalam bahasa tersebut karena itu merupakan kredit point. Bila terpaksa karena kemampuan atau ketidakyakinan terpaksa menyadur, yakinlah bahwa Anda dapat menuliskannya kembali bila diminta.



c.Menggambarkan kemampuan pelamar
Di sinilah yang seringkali menimbulkan masalah. Sebagai bangsa timur dengan etika yang tinggi, menonjolkan kemampuan diri sering dipandang perbuatan yang tabu. Ketabuan tersebut juga masuk pada waktu melamar pekerjaan. Harap diingat pihak yang dituju dalam lamaran adalah orang–orang bisnis dengan keterusterangan dan tingkat kesibukan yang tinggi. Mereka hanya memandang yang tersurat dan seringkali kurang memperhatikan yang tersirat, karenanya kemukakan kemampuan yang Anda miliki tanpa meninggalkan kesan bahwa Anda sombong. Ingat Anda sedang melamar pekerjaan. Malamar sama saja dengan merayu dalam kehidupan nyata.


d.Tepat pada sasaran
Yang dimaskud dengan tepat sasaran adalah tepat kepada siapa lamaran ditujukan. Pengertian tepat di sini adalah pihak yang dituju. Diutamakan Anda mencantumkan nama dan gelar lengkap, nama jabatan, serta nama perusahaan berikut alamatnya. Tetapi, sering kali kita tidak mendapatkan hal itu, untuk alamat dalamnya cukup kita cantumkan Bapak / Ibu Kepala Bagian Personalia, HRD ( Human Resource Development ). dan sejenisnya.



Sedangkan hal–hal yang harus dicantumkan dalam surat lamaran pekerjaan agar tercapai tujuan pembuatannya di antaranya :
a.Menyebutkan sumber lamaran,
Sumber lamaran dapat media massa ( bila sumbernya ini cantumkan nama media massa dan edisi terbitnya ), informasi di kampus, atau referensi ( tanyakan terlebih dahulu kepada pemberi referensi, bila tidak bersedia cukup cantumkan “ Berdasrkan informasi dari salah seorang rekan, famili, perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin memerlukan tenaga …. ).


b.Identifikasi diri lengkap dari pelamar,
Identitas diri dari pelamar meliputi nama, alamat, nomor telepon, hand phone, atau alat bantu komunikasi lainnya. Identitas diri dari pelamar harus memudahkan pihak perusahaan menghubungi pelamar.



c.Posisi yang dikehendaki,
Pencantum posisi yang dikehendaki ditulis untuk memudahkan sortir bagi bagian personalia. Seringkali perusahaan mensyaratkan penulisan kode tertentu di amplop lamaran. Kode dibuat karena posisi yang ada tidak hanya satu posisi saja. Kode tersebut dicantumkan dengan maksud penyortiran. Hampir dipastikan tidak dituliskannya kode akan membuat lamaran disisihkan, karena bisa saja yang menangani lamaran untuk masing–masing posisi berbeda.


d.Riwayat pendidikan,
Riwayat pendidikan ditulis dari pendidikan yang paling rendah menuju pendidikan tertinggi atau sebaliknya. Cantumkan tahun mulai masuk sampai selesai. Selisih antara tahun menunjukkan berapa lama pelamar menyelesaikan suatu jenjang pendidikan.



e.Riwayat pekerjaan ( bila ada )
Sama dengan riwayat pendidikan, bila Anda pernah bekerja sebelumnya, cantumkan riwayat pekerjaan Anda dari terlama sampai terbaru atau sebaliknya. Cantumkan pula alasan mengapa berhenti. Ingat, semakin banyak pengalaman bukan berarti catatan pegawai semakin bagus, bahkan mungkin sebnaliknya karena selalu berganti–ganti pekerjaan dalam waktu relatif singkat menunjukkan seorang pelamar bersifat pembosan .


f.Kemampuan lain yang dimiliki ( bila ada )
Kemampuan lain dapat berupa kemampuan olahraga, pengalaman berorganisasi, atau keahlian lain yang dipandang menambah kredit point pelamar. Kemampuan berolahraga memang tidak berhubungan langsung dengan produktivitas kerja. Tetapi seringkali sebuah perusahaan mempunyai klub olahraga tertentu sebagai media promosi perusahaan. Pada perusahaan seperti itu, pencantuman prestasi olahraga dapat menimbulkan nilai positif.



g.Referensi ( bila ada dan Anda memandang pihak pemberi referensi mempunyai pengaruh terhadap pengambilan keputusan )
Sebelum seorang pelamar menulis seorang pihak atau lembaga sebagai referens, ada beberapa hal yang harus diyakinkan. Kemungkinan isi referens yang diberikan. Kedua, pengaruh kredibilitas pemberi referensi terhadap pengaruh pengambilan keputusan. Bila Anda merasa yakin kedua–duanya mempunyai nilai positif, baru referensi diberikan.


Poin d, e, f, dan g pada uraian di atas biasanya dicantumkan dalam daftar riwayat hidup ( curriculum vitae ). Ada dua penulisan dalam daftar riwayat hidup pada seluruh lamaran. Cara pertama adalah dengan mencantumkan bersama surat lamaran, sementara cara kedua adalah dengan mencantumkan dalam lembar tersendiri. Pencantuman tersendiri biasanya lebih dipilih karena pihak penyeleksi seringkali hanya melihat daftar riwayat hidup karena lebih ringkas. Secara aturan memang tidak benar, tetapi dalam praktek sering dilakukan karena dalam daftar riwayat hiduplah digambarkan kemampuan pelamar secara lengkap.



Contoh Kasus :
Di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009 tercantum iklan lowongan pekerjaan :


Dicari seorang staf personalia, umur 20 – 25 tahun, energik, mampu bekerja dengan tim. Pendidikan serendah–rendahnya DIII, menguasai komputer, dan bahasa Inggris minimum pasif, dan menguasai peraturan ketenagakerjaan. Kemampuan berbahasa Jepang diutamakan. Bersedia ditempatkan di Jakarta, Lampung, dan Batam. Alamatkan surat lamaran Anda ke P O BOX 3577, Jakarta 12560 selambat–lambatnya dua minggu setelah iklan ini. Cantumkan kode SP di pojok kiri lamaran.



Dari hal tersebut hal seharusnya pelamar lakukan di antaranya :
1.Paling baik pelamar menulis surat lamaran dalam bahas Jepang, bila tidak dapat baru bahasa Inggris. Penulisan lamaran dalam bahasa Indonesia karena perkuliahan kita membahas korespondensi bahasa Indonesia. Ingat dalam iklan seperti tersebut di atas menulis surat dalam bahasa Indonesia membuat kredit poin Anda bernilai minus.


2.Cantumkan pemahaman pelamar menganai ketenagkerjaan. Cantumkan pengalaman menangani permasalahn sejenis, atau mata kuliah yang berhubungan dengan hal itu, dan kemauan untuk belajar.



3.Cantumkan kode SP di pojok kiri amplop surat lamaran.


4.Merupakan nilai positif bila pelamar mencantumkan pilihan lokasi dari berbagai alternatif yang ada beserta alasannya. Penulisan alasan dengan maksud memberikan nilai positif.



5.Mengirimkan surat lamaran secepatnya, pilihan media penyampaian yang paling cepat seperti kilat pos khusus, dan sejenisnya. Yakinkan bahwa surat sampai ke pihak perusahaan tidak sampai dua minggu setelah iklan dimuat.


Contoh daftar riwayat hidup :



Daftar Riwayat Hidup


Yang bertanda tangan di bawah ini , saya :
Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl. lahir : Jakarta, 11 Januari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Komplek. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 021.849-2299
Umur : 20 tahun
Status : Belum menikah
Agama : Islam



Menerangkan dengan sesngguhnya, bahwa :


A.Riwayat Pendidikan :
1997 – 1999 Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi ( LP3I ), Jakarta. Jurusan Senior Office Management.
1993 – 1996 SMA Negeri 81, Jakarta Timur, Jurusan Ilmu Pengetahuan Sosial.
1990 – 1993 SMP Negeri 222, Ceger, Jakarta Timur.
1984 – 1990 SD Negeri 34 Petang, Lubang Buaya, Jakarta Timur.



B.Pengalaman Kerja :
1996 – 1997 Bekerja Sebagai Staf Administrasi Personalia PT. kencanaWungu, Jln. A. Yani No. 15, Bekasi, Telp 889-4577, berhenti karena ingin melanjutkan studi.


C.Pengalaman Berorganisasi :
1994 – 1995 Ketua OSIS di SMA Negeri 81, Jakarta



D.Catatan Lain :
1. Referensi Bapak Nico Hermanto, Manajer Personalia PT Kencana Wungu, Jln. A. Yani No.15, Bekasi, Telp 889-4577.
2. Melihat pilihan tempat yang Bapak / Ibu berikan, saya bersedia ditempatkan di pilihan tempat yang Bapak/Ibu berikan, tetapi bila diperkenankan memilih, saya memilih di Batam karena banyak famili bekerja di sana.


Demikian Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.



Jakarta, 15 Juni 2009
Yang menyatakan,


YUNITA SEPTIANI



Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari informasi teman, saudara atau relasi :


Denpasar, 26 Juni 2009



Yth. Manager Personalia Grand Hyatt Hotel
Jalan M.H. Thamrin Kav 2 – 4
Jakarta Pusat


Hal : Permohonan Kerja sebagai Junior Secretary



Dengan hormat,


Berdasarkan inforamsi yang saya terima dari salah seorang teman, bahwa di Grand Hyatt Hotel sedang membutuhkan beberapa tenaga kerja untuk beberapa bagian. Oleh karena itu saya sangat tertarik dan bermaksud mengajukan permohoan kerja sebagai Junior Secretary.



Adapun kualifikasi tentang diri saya adalah sebagai berikut :


Nama : PRIYANKA HANUM VIACENZA
Tempat dan tanggal lahir : Denpasar, 26 Juni 1980
Alamat : Jalan Untung Suropati No. 13 RT. 018 RW. 05,
Bandulu Denpasar, Bali 23463 Telepon : 543980
Pendidikan Terakhir : Diploma II Sekretaris, LP3I Denpasar



Sebagai bahan informasi Bapak, bahwa saya telah menguasai bahasa Inggris, baik oral maupun written dan menguasai satu bahasa asing lainnya yakni bahasa Spanyol dan menguasai pengoperasian komputer Windows 2007, excel dan power point serta pernah magang kerja selama 6 ( enam ) bulan di Nusa Dua Beach sebagai junior secretary.


Bersama surat permohonan kerja ini, saya lampirkan berkas–berkas yang bersesuaian dengan posisi yang saya lamar sebagai bahan pertimbangan Bapak.



Saya sangat mengharap kabar baik selanjutnya dari perusahaan Bapak dan bila perlu saya siap untuk ditest dan diwawancara, terima kasih.


Hormat saya,



Priyanka Hanum Viacenza
Pelamar


Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari iklan tenaga kerja :



15 Juni 2009


Yth. Bapak / Ibu Manager Personalia
P.O.BOX 3577, Jkt 12560
Jakarta



Hal : Lamaran Pekerjaan


Dengan hormat,



Yang bertanda tangan di bawah ini, saya :


Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl. lahir : Jakarta, 11 Jnauari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Komplek. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 8492299



Berdasrkan iklan yang Bapak / Ibu pasang di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009. perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin membutuhkan tenaga staf personalia. Sehubungan dengan hal tersebut, bila persyaratan yang Bapak / Ibu syaratkan dapat saya penuhi, saya bermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.


Bersama surat ini saya lampirkan Daftar Riwayat Hidup dan berkas–berkas lain yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan Bapak / Ibu dalam mengambil keputusan. Besar harapan saya untuk dapat bekerja di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin, dan atas perhatian yang Bapak / Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.



Hormat saya,


Yunita Septiani